खुद का कॉल सेंटर कैसे खोलें?

अपना कॉल सेंटर खोलने के लिए, आपको सबसे पहले एक व्यवसाय योजना बनानी होगी, आवश्यक लाइसेंस प्राप्त करने होंगे, और एक उपयुक्त स्थान चुनना होगा। इसके बाद, आपको उचित उपकरण और सॉफ्टवेयर स्थापित करने होंगे और योग्य कर्मचारियों की भर्ती करनी होगी

यहाँ एक विस्तृत मार्गदर्शिका दी गई है:

1. व्यवसाय योजना (Business Plan):

लक्ष्य निर्धारित करें:

अपने कॉल सेंटर का मुख्य उद्देश्य क्या है? क्या आप इनबाउंड (ग्राहक सेवा) या आउटबाउंड (टेलीमार्केटिंग) कॉल सेंटर चलाना चाहते हैं?

बाजार विश्लेषण:

अपने संभावित ग्राहकों और प्रतिस्पर्धियों का विश्लेषण करें.

वित्तीय योजना:

अपनी निवेश लागत, आय अनुमान और लाभप्रदता का विश्लेषण करें.

प्रचालन योजना:

अपने कॉल सेंटर के संचालन, प्रक्रियाओं और प्रणालियों का विवरण दें.

2. कानूनी और नियामक आवश्यकताएं:

व्यवसाय पंजीकरण:

अपने व्यवसाय को स्थानीय प्राधिकारियों के पास पंजीकृत करें और आवश्यक लाइसेंस प्राप्त करें.

दूरसंचार लाइसेंस:

कॉल सेंटर संचालन के लिए दूरसंचार विभाग (DoT) से OSP (अन्य सेवा प्रदाता) पंजीकरण जैसे लाइसेंस प्राप्त करें.

उद्योग-विशिष्ट लाइसेंस:

यदि आप किसी विशेष उद्योग (जैसे स्वास्थ्य सेवा या वित्त) के लिए सेवाएं प्रदान करते हैं, तो आपको अतिरिक्त प्रमाणपत्रों की आवश्यकता हो सकती है.

3. स्थान और बुनियादी ढांचा:

स्थान का चयन:

एक उपयुक्त स्थान चुनें जो आपके ग्राहकों और कर्मचारियों के लिए सुविधाजनक हो.

कार्यालय स्थान:

एक आरामदायक और पेशेवर कार्यालय स्थान स्थापित करें.

कंप्यूटर और फोन सिस्टम:

आवश्यक कंप्यूटर, फोन सिस्टम और इंटरनेट कनेक्शन स्थापित करें.

कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर:

कॉल डायलिंग, IVR, CRM एकीकरण और रिपोर्टिंग जैसी सुविधाओं वाले कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर का चयन करें.

4. उपकरण और सॉफ्टवेयर:

कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर:

कॉल डायलिंग, IVR, CRM एकीकरण और रिपोर्टिंग जैसी सुविधाओं वाले कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर का चयन करें.

हेडसेट और अन्य उपकरण:

कॉल सेंटर एजेंटों के लिए हेडसेट और अन्य आवश्यक उपकरण खरीदें.

VOIP समाधान:

एक VOIP समाधान चुनें जो आपके CRM, ई-कॉमर्स, हेल्पडेस्क या अन्य उपकरणों के साथ एकीकृत हो.

5. कर्मचारी और प्रशिक्षण:

कर्मचारी भर्ती:

योग्य और अनुभवी कॉल सेंटर एजेंटों की भर्ती करें.

प्रशिक्षण:

अपने कर्मचारियों को कॉल सेंटर संचालन, ग्राहक सेवा और संबंधित सॉफ्टवेयर के बारे में प्रशिक्षित करें.

6. विपणन और ग्राहक अधिग्रहण:

विपणन योजना:

अपने कॉल सेंटर की सेवाओं को बढ़ावा देने के लिए एक विपणन योजना बनाएं.

ग्राहक अधिग्रहण:

नए ग्राहकों को आकर्षित करने के लिए विभिन्न विपणन रणनीतियों का उपयोग करें.

7. संचालन और प्रबंधन:

कॉल सेंटर मेट्रिक्स:

अपनी कॉल सेंटर सेवाओं की सफलता को मापने के लिए प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) का उपयोग करें.

ग्राहक संतुष्टि:

ग्राहकों की संतुष्टि सुनिश्चित करने के लिए एक मजबूत ग्राहक सेवा रणनीति बनाएं.

प्रचालन दक्षता:

अपने कॉल सेंटर के संचालन को अनुकूलित करें और दक्षता बढ़ाएँ.

8. लागत और निवेश:

बजट:

एक स्पष्ट बजट बनाएं और अपनी निवेश लागत का अनुमान लगाएं.

खर्चों का प्रबंधन:

अपने खर्चों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करें और लाभप्रदता सुनिश्चित करें.

कुछ अतिरिक्त सुझाव:

कॉल सेंटर के प्रकार का चयन करें:

इनबाउंड, आउटबाउंड, हाइब्रिड, वर्चुअल, ऑन-प्रिमाइसेस, क्लाउड-आधारित और स्वचालित कॉल सेंटर जैसे विभिन्न प्रकार के कॉल सेंटरों में से चुनें.

ग्राहक अनुभव पर ध्यान दें:

ग्राहकों को एक सकारात्मक अनुभव प्रदान करने के लिए प्रयास करें.

प्रौद्योगिकी का उपयोग करें:

कॉल सेंटर संचालन को बेहतर बनाने के लिए नवीनतम प्रौद्योगिकी का उपयोग करें.